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単語帳を印刷するコツ

今日は、制作した単語帳を印刷してみましょう。

印刷すれば、自分の作ったものが形になるので、
「よくやったなぁ」「うれしいなぁ」と感じられるし、
パソコンがないところでも復習などができますよね。

より見やすく印刷するコツをまとめましたので、
どうぞ活用してください。
(目次)
1.項目見出しを印刷する
2.用紙の方向を変更する
3.章ごとに改ページを入れる
4.枠線を印刷する
5.一部分だけを印刷する

(本文ここから)
【1.項目見出しを印刷する】
各ページの一番上に「ボキャブラリ」、「品詞」、
「日本語訳」などの見出しを印刷します。
各ページ上部に項目見出しがあると断然見やすくなりますよ。

 ~やりかた~
[ページレイアウト]-[ページ設定]-[印刷タイトル]を選び、
「タイトル行」の右端のボタンを押してから1行目を指定します。


【2.用紙の方向を変更する】
ふつうは縦になっています。そのほうがたくさんの単語が
1枚の紙に入りますが、字が小さくて読みづらいかもしれません。
そんなときは用紙の方向を横にしましょう。

 ~やりかた~
[ページレイアウト]-[ページ設定]-[印刷の向き]で[横]を指定します。


【3.章ごとに改ページを入れる】
これを行うとボキャブラリの増減があっても
変更があった章だけ印刷すればよくなります。

 ~やりかた~
章見出しの行を選択して[ページ設定]-[改ページの挿入]を行います。


【4.枠線を印刷する】
枠線を自分でつけていない場合、これを設定すると罫線が印刷されます。

 ~やりかた~
[ページレイアウト]-[シートのオプション]-[枠線]の
[印刷]にチェックを入れます。


【5.一部分だけを印刷する】
全てを印刷する必要はありません。一部だけ印刷することができます。

 ~やりかた~
印刷範囲を選択して[ページ設定]-[印刷範囲の設定]ボタンを押します。
ファイルメニューから[印刷ページ指定]でも行えます。


さて、次回からはしばらく「文法」についていろいろ書いていきます。
アンケートへのご協力、ありがとうございました。
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単語帳からの抽出方法

今日はボキャブラリの【抽出】についてお話します。

「抽出」とは何か、条件に合うデータを見つけ出して表示することです。

それって、「検索」とは違うの?
そうですね、ある意味では、似ていますね。

しかし、使い勝手は全然違います。

「検索」は目的のものがどこにあるか探すものですから、
基本的には見つかるたびにそのセルに飛んでいきます。

一括検索もできますが、「どこそこのセルに見つかりました」
というレポートが上がってくるような感じなんですね。

これに対し、「抽出」は、条件に合った行だけを残して、
合わなかった行は隠す、というイメージです。

しかも、複数の条件をすべて満たしたものの抽出もできます。
たとえば、「2巻」の「S」で始まる「動詞」を出せ、
などという無理難題?も、簡単にクリアできます。

もちろん、無理にそんな複雑なことを行う必要はありません。
「章見出し行だけ抽出」とか「まだ覚えていない単語の一覧」
などというのも便利です。

※「まだ覚えていない単語」の場合、
覚えたかどうかを記録する項目を追加してくださいね。

では、やり方を説明します。

まず、[データ]メニューから[フィルター]を選びます。
そうすると各項目の見出しに逆三角形の印が表示されますので、
それをクリックして条件を設定してください。

条件設定は「テキストフィルター」からでも「検索」に直接入力しても
使いやすい方法でけっこうです。データの種類が少なければ、
その下のチェックボックスで条件を設定するのもよいと思います。

[OK]を押すと、瞬時に抽出が行われ、行番号が青色に変わり、
最下行に「****レコード中****個が見つかりました」と表示されます。

抽出を解除して元に戻したいときは、
もう一度[データ]メニューから[フィルター]を選びます。

たいへん便利なので、ぜひいろいろ試してみてください。
できないという方には、私の単語帳をプレゼントしますので、
参考にしていただければうれしいです。

さて、ボキャビルのほうも大詰めですので、
次の特集を何にするかアンケートをお願いしています。
ぜひ、ご協力ください。

単語帳の並べ替え方法

今日はボキャブラリの【並べ替え】についてお話します。

「並べ替え」は、どんなときに便利なのでしょうか?
たとえば、こんなときです。

単語帳を作っていく中で、まったく同じボキャブラリーなのに
間違えて複数個、登録してしまったことってないですか?

このときにボキャブラリをABC順に並べると、
重複をすばやく見つけ出すことができるでしょう。

また、市販の単語集のように、品詞別に並べ替えると見やすく、
マスターしやすい場合があります。

もちろん、そうしたあとで、最初の並びに戻したくなったら、
「出所」で並べ替えるようにします。

正確に元の順番を復元するため、ここはあらかじめ、X-XX-XXX
(巻番号-章番号-通し番号)などという形で、
ユニーク(かぶらない状態)にしておくことが大切です。

さて、並べ替えのやり方ですが、2種類あります。
A.単純に特定の一列だけを基準に並べ替える場合
B.複数列を基準に並べ替える場合

A.単純に1列だけ並べ替える場合
並べ替える列のセルをどれでもいいのでクリックして選択してから
[並べ替え]-[昇順]を選ぶだけです。

このとき列を選択してから並べ替えるのは間違いです。
その列のみの並べ替えという意味になってしまいます。
(データがおかしくなるため警告が出ます)

B.複数列を基準に並べ替える場合
[並べ替え]-[ユーザー設定の並べ替え]で表示された
ダイアログボックスに並べ替えの条件を設定していきます。

通常は、[列]の部分だけ変えればよいでしょう。

品詞ごとに、単語をアルファベット順で、しかも同綴りもあるので
出てくる順序も考慮して並べ替えたいとします。その場合は…

まず、[最優先されるキー]の[列]の欄に「品詞」を設定、
[レベルの追加]ボタンを押し、[次に優先されるキー]は「ボキャブラリ」
再び[レベルの追加]ボタン、[次に優先されるキー]は「出所」を設定、
できたら[OK]ボタンを押します。

いろいろ試してみてくださいね。

単語帳を検索する方法

紙の単語帳とは違い、何千件あろうが、何万件あろうが、
一瞬でデータを思い通りに処理できるということが
私の提唱するパソコン単語帳の最大の長所です。

データ処理には何種類かありますが、
今日は【検索】についてお話しましょう。

検索とは何か? それは、膨大なデータの山の中から、
ほしいデータを探し出すことです。

たとえば、ある英単語を見て、
「あっ、これは前にハリポタの原書で見たことがあるぞ」
と思ったとします。

このとき、パソコンで単語帳を作ってあれば、
検索するとたちどころにどこで出てきたか判ります。便利~

紙の単語帳では、こんな芸当は無理ですよね。

(もちろん、私がこれまで述べてきたように
出所や他章の情報を記録しておいた場合ですが…)

また、単語帳でいま2巻17章をやっているけれども、
突然1巻5章の話を聞いたり、思い出したりして、
それを呼び出す必要が出たときも簡単にジャンプ可能です。

あるいは、たとえば「異義」という言葉を「意義」と誤記した
箇所がないかチェックして、あれば正しく置き換えることも
簡単にできたりします。

では、検索のやり方ですが、
メニューの中から「検索」という機能を選んで、
検索する語句を入れるという流れになります。

でも、わざわざメニューから操作するのは煩雑ですね。

検索には「ショートカットキー」があるのでそれを使ったほうが簡単です。
それは[CTRL]+[F]です。([CTRL]キーと[F]キーを同時に押すこと)

いずれにしても、小窓(ダイアログボックス)が表示されるので、
ここに検索したい文字を入れて[次を検索]ボタンをクリックすると、
1つずつ見つけてくれます。

ちなみに[すべて検索]ボタンだと一気に検索し、結果が表示されます。
どちらがいいかはケースバイケースですね。

[オプション]を、細かく設定して検索することもできます。
大文字・小文字の区別、全角・半角の区別などもできますが、

「セル内容が完全に同一であるものを検索する」がけっこう使えますよ。
裏を返すと、通常は部分一致ということです。

ボキャブラリを増減する方法

きょうは、単語帳にボキャブラリを登録する方法と、
いらないボキャブラリを削除する方法をご説明しましょう。

ソフトはMicrosoft Excelです。

【登録するとき】
追加したい行番号を右クリックして「挿入」を選びます。
そうすると、上の行の属性を引き継いだ行が挿入されます。

属性とは文字種や大きさや色などのことです。

複数行を選択してから「挿入」を行うと選択した行数分が
追加できます。

行が追加されたら、ボキャブラリー、品詞、日本語訳などの
各データを登録してください。

【削除するとき】
削除したい行番号を右クリックして「削除」をします。
それだけです。

ただし、ここで注意しなければならないのは、
セル(ます)を選択した状態で削除しないことです。

そうしても行単位で削除することを選択すればOKですが、
操作ミスにつながりやすいので、避けたほうが無難です。

万一間違えたときは「元に戻す」ボタンを押しましょう。

【登録・削除共通】
ボキャブラリーを追加、削除すると出所の通し番号が
ずれますので、修正を行いましょう。

行番号のセルの右下の黒い点を章の終わりのデータまで
ドラッグします(連続データのオートフィル)


さて、これは読んだだけでは少々わかりづらいと思いますので、
実際に操作してみることをお勧めします。

ご希望の方には、1巻分のデータをお渡ししています。

もしかしたら、これ、入手する方法がおわかりにならない方も
いらっしゃるかもしれないですね。
・・・メールでお送りしますので、メールください。

このとき、コメント欄などにメールアドレスを書き込むのはまずいので、
他の方法がなければメルマガを利用してほしいと思います。

メルマガに返信をすれば、筆者に届くようになっていますので、
そこにお返事の形で単語帳を添付してお届けしますよ。

ファイルサイズは、EXCEL生データ(.xls)で376KB、
圧縮形式(.zip)だと125KBです。
ご希望がなければzip形式で送りますので、必ず展開してお使いください。
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